Polityka prywatności i plików cookies
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Intelekt Cars Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Pszczela 8, 03-112 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001198793, akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 5243052904, REGON 542961872, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, adres e-mail: clearroutebiuro@gmail.com („my”, „Administrator”).
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym wykonania praw opisanych w pkt 7, pisz na adres clearroutebiuro@gmail.com albo listownie na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku.
Polityka dotyczy strony clearroute.pl („Strona”), sprzedaży licencji na program ClearRoute („Program”) i kontaktu z nami. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawę o ochronie danych osobowych, ustawę Prawo komunikacji elektronicznej i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Jakie dane, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo
| Sytuacja | Dane | Cel i podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Wizyta na Stronie | adres IP, data i godzina, adres podstrony, typ przeglądarki i systemu (logi serwera) | zapewnienie działania i bezpieczeństwa Strony, wykrywanie nadużyć – art. 6 ust. 1 lit. f RODO | zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do 30 dni |
| Zakup licencji i abonament | imię i nazwisko lub nazwa firmy, e-mail, adres rozliczeniowy, NIP, plan i okres, status płatności (bez danych karty) | zawarcie i wykonanie umowy, dostarczenie Programu, obsługa abonamentu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas umowy, potem do upływu przedawnienia roszczeń |
| Faktury i księgowość | dane z faktury | wystawienie faktury w programie Fakturownia i przesłanie jej do KSeF i na Twój e-mail, rozliczenia podatkowe i rachunkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Zgoda na natychmiastowe dostarczenie | treść oświadczenia, data i godzina | wykazanie, że Konsument wyraził zgodę i przyjął do wiadomości utratę prawa odstąpienia – art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO | do upływu przedawnienia roszczeń z umowy |
| Pobranie Programu | adres IP, data pobrania | dostarczenie pliku – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; plik udostępnia Dropbox | zgodnie z polityką Dropbox |
| Aktywacja i sprawdzanie licencji w Programie | klucz licencyjny, identyfikator komputera (skrót kryptograficzny, z którego nie da się odczytać danych komputera), nazwa komputera, wersja Programu, data i godzina aktywacji i ostatniego sprawdzenia, adres IP połączenia | wykonanie umowy licencyjnej, w tym pilnowanie liczby stanowisk z wybranego planu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; zapobieganie korzystaniu z Programu ponad licencję – art. 6 ust. 1 lit. f RODO | przez czas abonamentu i 12 miesięcy po jego końcu; zwolnione stanowisko usuwamy od razu |
| Formularz kontaktowy i e-mail | imię, firma, e-mail, treść wiadomości i załączniki | odpowiedź na wiadomość i prowadzenie korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a przed zawarciem umowy także lit. b | do 2 lat od zakończenia kontaktu |
| Asystent na stronie (czat) | treść pytań i odpowiedzi z bieżącej rozmowy | odpowiedź na pytania o Program – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | nie zapisujemy rozmów; historia zostaje w karcie przeglądarki do jej zamknięcia, dostawca modelu AI przetwarza ją zgodnie ze swoimi warunkami |
| Kontakty biznesowe | nazwa firmy, służbowy adres e-mail, imię i nazwisko osoby kontaktowej, stanowisko, adres strony WWW – pozyskane z publicznie dostępnych stron internetowych firm i rejestrów | nawiązanie kontaktu biznesowego z firmami z branży celnej i logistycznej – art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do zgłoszenia sprzeciwu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; po sprzeciwie zostaje tylko adres na liście „nie kontaktować” |
| Reklamacje i roszczenia | dane z zamówienia i korespondencji | rozpatrzenie reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO | do upływu przedawnienia roszczeń |
Przy prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) naszym interesem jest: bezpieczeństwo Strony, odpowiadanie na wiadomości, prowadzenie działalności i kontakt z firmami, dla których Program może być przydatny, a także ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.
Okresy przechowywania mogą się wydłużyć, jeżeli dane są potrzebne do toczącego się postępowania lub wymaga tego przepis prawa. Po upływie okresu dane usuwamy albo anonimizujemy.
3. Skąd mamy dane
Większość danych podajesz sam: przy zakupie, w formularzu, w e-mailu lub w czacie. Dane płatności przekazuje nam Stripe (bez numeru karty). Logi serwera powstają automatycznie.
Dane w ramach „Kontaktów biznesowych” pozyskujemy z publicznie dostępnych źródeł: stron internetowych firm, publicznych rejestrów przedsiębiorców i branżowych katalogów. Obejmują one wyłącznie dane służbowe. Jeżeli nie chcesz, żebyśmy się z Tobą kontaktowali, napisz „sprzeciw” na adres z pkt 1 – usuniemy Twoje dane i zapiszemy adres na liście wykluczeń, żeby nie odezwać się ponownie.
4. Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy tylko w zakresie potrzebnym do danego celu:
- Netlify, Inc. (USA) – hosting Strony, formularza kontaktowego, funkcji obsługujących zakup i czat oraz serwera licencji z danymi aktywacji (podmiot przetwarzający).
- Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia) – płatności, abonament, portal klienta. W zakresie danych płatniczych Stripe jest odrębnym administratorem.
- Dropbox International Unlimited Company (Irlandia) – udostępnienie pliku Programu do pobrania.
- Google Ireland Ltd. / Google LLC – poczta e-mail.
- Anthropic PBC (USA) albo Google Ireland Ltd. / Google LLC – model AI, który generuje odpowiedzi asystenta na Stronie; otrzymuje wyłącznie treść bieżącej rozmowy.
- Fakturownia sp. z o.o. (ul. Juliana Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa) – wystawianie faktur i ich wysyłka do KSeF i e-mailem (podmiot przetwarzający).
- Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur.
- Biuro rachunkowe, kancelaria prawna i dostawcy usług IT – gdy jest to potrzebne do obsługi księgowej, prawnej lub technicznej, na podstawie umów zapewniających poufność.
- Organy publiczne i sądy – gdy wymagają tego przepisy.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (Netlify, Google, Anthropic, Stripe, Dropbox) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) – w przypadku dostawców nim objętych – albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z pkt 1.
6. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Strona nie używa plików cookies analitycznych, reklamowych ani śledzących, nie korzysta z Google Analytics, pikseli Facebooka ani podobnych narzędzi i nie tworzy profili odwiedzających. Dlatego nie wyświetlamy banera z prośbą o zgodę.Strona zapisuje w przeglądarce informacje tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do usługi, o którą sam prosisz (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej):
| Nazwa | Rodzaj | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
cr-chat-v1 | pamięć sesji przeglądarki (sessionStorage), nie cookie | przechowuje historię rozmowy z asystentem, gdy z niego korzystasz, żeby nie znikała przy przejściu na inną podstronę | do zamknięcia karty |
Pliki cookies zapisują zewnętrzne serwisy, do których przechodzisz z naszej Strony: Stripe na stronie płatności i w portalu klienta (bezpieczeństwo płatności, zapobieganie oszustwom) oraz Dropbox przy pobieraniu pliku. Zasady opisują polityki prywatności tych firm.
Czcionki są serwowane z naszego serwera – Strona nie łączy się z Google Fonts ani innymi zewnętrznymi bibliotekami. Możesz w każdej chwili usunąć pliki cookies i dane witryn albo zablokować ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie może utrudnić płatność w Stripe.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16),
- usunięcia danych (art. 17),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18),
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celu kontaktu biznesowego (art. 21) – po sprzeciwie wobec kontaktu biznesowego przestajemy go podejmować bez dalszej oceny,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie – bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
8. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych potrzebnych do zakupu nie zawrzemy umowy ani nie wystawimy faktury, a bez adresu e-mail nie odpowiemy na wiadomość. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne, i nie profilujemy.
9. Bezpieczeństwo
- Cała komunikacja ze Stroną jest szyfrowana (HTTPS/TLS).
- Nie przetwarzamy danych kart płatniczych – obsługuje je Stripe, certyfikowany zgodnie ze standardem PCI DSS.
- Dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, konta są chronione silnymi hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym tam, gdzie to możliwe.
- Zbieramy tylko dane potrzebne do danego celu i usuwamy je po upływie okresów z pkt 2.
- Z dostawcami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia (art. 28 RODO).
O naruszeniu ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, poinformujemy Cię i Prezesa UODO zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
10. Dane w programie ClearRoute
Program działa na komputerze Klienta albo na serwerze w jego sieci. Jedyne dane, które Program wysyła do nas, służą sprawdzeniu licencji: klucz licencyjny, identyfikator i nazwa komputera oraz wersja Programu (pkt 2). Program łączy się w tym celu z clearroute.pl przy aktywacji i potem mniej więcej raz dziennie. Nie otrzymujemy zgłoszeń, faktur, danych kontrahentów, haseł, certyfikatów ani kluczy API zapisanych w Programie i nie jesteśmy wobec tych danych ani administratorem, ani podmiotem przetwarzającym. Hasła i klucze są szyfrowane mechanizmem systemu Windows.
Dane, które Klient wysyła z Programu do PUESC, HMRC lub wybranego dostawcy AI, przekazuje on sam, jako administrator, na podstawie własnych obowiązków i umów z tymi podmiotami.
11. Osoby niepełnoletnie
Strona i Program są przeznaczone dla firm i osób dorosłych. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16 lat.
12. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data obowiązywania jest podana na górze. O istotnych zmianach dotyczących Klientów z aktywnym abonamentem poinformujemy e-mailem.